Tóm tắt nhanh
- Đối soát ngân hàng chỉ đọc. ThuBill nhận thông báo biến động số dư qua SePay hoặc Casso, không bao giờ giữ mật khẩu hay mã OTP ngân hàng của bạn, và không có quyền chuyển tiền đi.
- Hóa đơn điện tử phát hành trên hệ thống nhà cung cấp bạn chọn. ThuBill chỉ gửi dữ liệu cần thiết tới MISA, Viettel hoặc Mắt Bão khi bạn đã kết nối tài khoản của mình với họ.
- Chia sẻ với trợ lý AI chỉ khi bạn chủ động bật. Không kết nối, không dữ liệu nào được gửi cho Anthropic (Claude) hay OpenAI (ChatGPT).
1. Phạm vi áp dụng
Chính sách này áp dụng cho dữ liệu mà ThuBill thu thập qua website thubill.com và phần mềm tại app.thubill.com, từ chủ sở hữu workspace, thành viên được mời vào workspace (Admin, Sales, Kế toán, Staff), và dữ liệu về khách hàng của bạn mà bạn nhập vào ThuBill để lập báo giá, hợp đồng, bill và hóa đơn điện tử.
Nếu bạn là khách hàng của một doanh nghiệp đang dùng ThuBill (ví dụ bạn nhận được link báo giá hoặc link thanh toán), dữ liệu của bạn do doanh nghiệp đó kiểm soát; ThuBill xử lý thay cho doanh nghiệp đó theo đúng hướng dẫn của họ.
2. Dữ liệu ThuBill thu thập
- Thông tin tài khoản và workspace: họ tên, email, số điện thoại, mật khẩu (được mã hoá), tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ.
- Dữ liệu nghiệp vụ bạn nhập hoặc tạo ra trong ThuBill: thông tin khách hàng và người liên hệ, báo giá, hợp đồng, bill, hóa đơn điện tử, danh mục sản phẩm, số liệu doanh thu.
- Dữ liệu giao dịch ngân hàng: thông báo biến động số dư nhận qua SePay hoặc Casso khi bạn kết nối tài khoản ngân hàng của mình (xem mục 4).
- Nhật ký hoạt động: ai làm gì, lúc nào, trên thiết bị nào, để phục vụ phân quyền và truy vết khi cần.
- Dữ liệu kỹ thuật: địa chỉ IP, loại trình duyệt, thiết bị, cookie — phục vụ đăng nhập, bảo mật và vận hành trang.
Theo dõi việc khách hàng của bạn mở báo giá
Khi bạn gửi báo giá cho khách hàng của mình, ThuBill ghi nhận thời điểm khách mở link báo giá lần đầu, lần gần nhất và số lần mở, để bạn (và trợ lý AI bạn đã kết nối, nếu có) biết khách đã xem hay chưa. ThuBill không ghi nhận lượt mở của nhân viên workspace hay của các trình tự động (xem trước link, quét thư); thông tin này chỉ hiện trong workspace của bạn.
3. Mục đích xử lý dữ liệu
ThuBill xử lý dữ liệu để: vận hành các tính năng bạn sử dụng (báo giá, hợp đồng, bill, đối soát, hóa đơn điện tử, báo cáo); xác thực và bảo vệ tài khoản; gửi thông báo và nhắc thanh toán theo cấu hình của bạn; chăm sóc khách hàng và hỗ trợ kỹ thuật; cải thiện chất lượng dịch vụ; và tuân thủ nghĩa vụ pháp luật khi được yêu cầu.
4. Chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba
Đối soát ngân hàng qua SePay & Casso
Khi bạn kết nối tài khoản ngân hàng, ThuBill nhận thông báo biến động số dư từ SePay hoặc Casso theo chiều chỉ đọc. ThuBill không yêu cầu, không lưu mật khẩu Internet Banking hay mã OTP của bạn, và không có khả năng tạo lệnh chuyển tiền.
Hóa đơn điện tử qua MISA, Viettel, Mắt Bão
Nếu bạn kết nối tài khoản MISA meInvoice, Viettel S-Invoice hoặc Mắt Bão Invoice, ThuBill gửi thông tin cần thiết để lập hóa đơn (thông tin người mua, dòng hàng, số tiền) sang hệ thống của nhà cung cấp đó. Hóa đơn được phát hành và lưu trữ trên hệ thống của chính nhà cung cấp, theo chính sách của họ.
Trợ lý AI do bạn kết nối (Claude, ChatGPT)
Nếu bạn là chủ sở hữu workspace và chủ động kết nối workspace với trợ lý AI của bên thứ ba, ThuBill sẽ gửi dữ liệu workspace cần thiết để trả lời yêu cầu của bạn tới nhà cung cấp AI đó. ThuBill không tự ý chia sẻ dữ liệu của bạn với bất kỳ nhà cung cấp AI nào khi bạn chưa kết nối. Mật khẩu ThuBill của bạn không bao giờ được chuyển cho nhà cung cấp AI. ThuBill lưu nhật ký các lần truy cập (thời điểm, công cụ được dùng, điều kiện tra cứu) trong workspace của bạn; nhân viên ThuBill chỉ xem được số lượng truy cập và số kết nối, không xem nội dung.
Chi tiết đầy đủ về phạm vi, quyền hạn và cách thu hồi kết nối AI được quy định tại Điều khoản kết nối trợ lý AI.
Nhà cung cấp hạ tầng & dịch vụ gửi tin
ThuBill dùng các nhà cung cấp hạ tầng máy chủ, lưu trữ và gửi email/tin nhắn để vận hành dịch vụ (ví dụ: gửi email báo giá, nhắc thanh toán, thông báo "Tiền về"). Các bên này chỉ xử lý dữ liệu theo hướng dẫn của ThuBill, phục vụ đúng mục đích vận hành, không được dùng dữ liệu cho mục đích riêng.
Ngoài các trường hợp trên, ThuBill không bán hay cho thuê dữ liệu của bạn cho bên thứ ba, và chỉ chia sẻ thêm khi pháp luật yêu cầu hoặc khi được bạn đồng ý rõ ràng.
5. Cookie và công nghệ theo dõi
ThuBill dùng cookie cần thiết để duy trì đăng nhập và vận hành trang an toàn, và có thể dùng cookie đo lường lượng truy cập để cải thiện trải nghiệm. Khi truy cập thubill.com, bạn sẽ thấy thanh thông báo cookie; bấm Đồng ý để tiếp tục sử dụng trang với đầy đủ cookie nêu trên.
6. Lưu trữ, bảo mật và xóa dữ liệu
Dữ liệu của bạn được lưu trong suốt thời gian workspace còn hoạt động. ThuBill áp dụng các biện pháp kỹ thuật và quản lý hợp lý để bảo vệ dữ liệu khỏi truy cập trái phép, mất mát hoặc rò rỉ, bao gồm mã hoá mật khẩu và phân quyền truy cập theo vai trò trong workspace.
Khi bạn ngừng sử dụng hoặc xóa workspace, bạn tải về được các chứng từ của mình (PDF báo giá, hợp đồng, phiếu thanh toán, tệp đính kèm) trước khi xóa. Việc xóa workspace có một khoảng thời gian chờ để tránh xóa nhầm, sau đó dữ liệu được xóa khỏi hệ thống.
7. Quyền của bạn đối với dữ liệu cá nhân
Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bạn có quyền: được biết về việc xử lý dữ liệu của mình; đồng ý hoặc không đồng ý cho việc xử lý; truy cập để xem hoặc yêu cầu bản sao dữ liệu; rút lại sự đồng ý đã cho; yêu cầu xóa dữ liệu; hạn chế hoặc phản đối việc xử lý trong một số trường hợp; và khiếu nại, tố cáo, khởi kiện theo quy định pháp luật.
Để thực hiện các quyền trên, bạn liên hệ ThuBill theo thông tin ở mục 9. Với dữ liệu khách hàng mà một doanh nghiệp nhập vào ThuBill, bạn nên liên hệ trực tiếp doanh nghiệp đó trước, vì họ là bên kiểm soát dữ liệu.
8. Dữ liệu trẻ em
ThuBill là phần mềm dành cho doanh nghiệp, không hướng tới và không chủ đích thu thập dữ liệu của trẻ em. Nếu phát hiện dữ liệu trẻ em được nhập vào hệ thống ngoài ý muốn, vui lòng liên hệ ThuBill để được hỗ trợ xử lý.
9. Liên hệ
Nếu bạn có câu hỏi về chính sách này hoặc muốn thực hiện quyền đối với dữ liệu cá nhân của mình, liên hệ:
- Công ty TNHH VUTA Việt Nam — 134 Nguyễn Khánh Toàn, Bắc Nha Trang, Khánh Hòa
- Email: hotro@thubill.com
- Hotline: 0796.889.883
10. Thay đổi chính sách này
ThuBill có thể cập nhật chính sách này khi tính năng hoặc quy định pháp luật thay đổi. Ngày cập nhật gần nhất được ghi ở đầu trang; thay đổi quan trọng sẽ được thông báo qua email hoặc trong workspace của bạn.
Ý kiến bạn đọc