Chính sách bảo mật
Chúng tôi xử lý dữ liệu của bạn và của khách hàng bạn như thế nào, bạn có những quyền gì, và vì sao kết nối ngân hàng không thể chạm tới tiền của bạn.
Phạm vi áp dụng
Chính sách này mô tả cách Công ty TNHH VUTA Việt Nam thu thập, sử dụng, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu khi bạn dùng phần mềm ThuBill và website thubill.com.
Chính sách được xây dựng theo quy định pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Hai vai trò cần phân biệt
Trong quá trình sử dụng ThuBill có hai loại dữ liệu với vai trò pháp lý khác nhau:
| Loại dữ liệu | Bên kiểm soát | Vai trò của ThuBill |
|---|---|---|
| Dữ liệu tài khoản của bạn Tên, email, số điện thoại, thông tin doanh nghiệp |
ThuBill | Bên kiểm soát dữ liệu |
| Dữ liệu khách hàng của bạn Tên, mã số thuế, số điện thoại, địa chỉ, lịch sử giao dịch |
Bạn | Bên xử lý dữ liệu, làm theo chỉ dẫn của bạn |
Nghĩa là: với dữ liệu khách hàng mà bạn đưa vào ThuBill, bạn là người quyết định thu thập gì, dùng để làm gì và lưu bao lâu. Chúng tôi chỉ xử lý theo yêu cầu của bạn. Bạn có trách nhiệm thông báo và lấy sự đồng ý của khách hàng mình theo quy định pháp luật.
Dữ liệu chúng tôi thu thập
Bạn cung cấp trực tiếp
- Thông tin đăng ký: họ tên, email, số điện thoại, tên doanh nghiệp, mã số thuế.
- Thông tin thành viên bạn mời vào workspace.
- Dữ liệu nghiệp vụ: khách hàng, báo giá, hợp đồng, bill, chứng từ tải lên.
- Nội dung bạn gửi khi liên hệ hỗ trợ.
Phát sinh khi bạn dùng dịch vụ
- Nhật ký hoạt động: ai đăng nhập, ai thao tác gì, vào lúc nào.
- Thông tin kỹ thuật: địa chỉ IP, loại trình duyệt, thiết bị, thời điểm truy cập.
- Dữ liệu sử dụng: tính năng nào được dùng, tần suất ra sao.
Nhận từ bên thứ ba theo yêu cầu của bạn
- Từ cổng đối soát — thông báo biến động số dư: số tiền, thời điểm, nội dung chuyển khoản, tên người chuyển, bốn số cuối tài khoản.
- Từ cơ quan thuế — thông tin doanh nghiệp công khai khi bạn tra cứu mã số thuế.
Chúng tôi dùng dữ liệu để làm gì
- Vận hành các tính năng bạn đang dùng: tạo báo giá, sinh mã VietQR, khớp giao dịch, xuất hóa đơn.
- Xác thực đăng nhập và phân quyền theo vai trò.
- Gửi thông báo liên quan đến tài khoản: tiền về, bill đến hạn, gói sắp hết hạn.
- Hỗ trợ kỹ thuật khi bạn yêu cầu.
- Xuất hóa đơn dịch vụ cho chính bạn và thực hiện nghĩa vụ thuế của chúng tôi.
- Phát hiện và ngăn chặn gian lận, lạm dụng hệ thống.
- Cải thiện sản phẩm dựa trên số liệu sử dụng ở dạng tổng hợp, không gắn với cá nhân cụ thể.
Chúng tôi không bán dữ liệu của bạn cho bất kỳ ai, và không dùng dữ liệu nghiệp vụ của bạn để quảng cáo.
Dữ liệu ngân hàng — chỉ đọc, không chạm vào tiền
ThuBill không giữ bất kỳ thông tin nào cho phép truy cập hay rút tiền khỏi tài khoản ngân hàng của bạn.
- Chúng tôi không lưu mật khẩu ngân hàng hay tên đăng nhập Internet Banking.
- Chúng tôi không nhận và không yêu cầu mã OTP.
- Chúng tôi không có quyền tạo lệnh chuyển tiền. Luồng dữ liệu chỉ đi một chiều từ cổng đối soát về ThuBill.
- Thứ chúng tôi nhận được chỉ là thông báo một giao dịch đã xảy ra, tương tự tin nhắn báo biến động số dư của ngân hàng.
Việc kết nối với SePay hoặc Casso do chính bạn thực hiện trên tài khoản của bạn tại các cổng đó. Bạn có thể tắt kết nối bất cứ lúc nào mà không cần thông qua chúng tôi.
Khi nào dữ liệu được chia sẻ
Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu trong những trường hợp sau:
| Bên nhận | Dữ liệu được chia sẻ | Khi nào |
|---|---|---|
| Nhà cung cấp hóa đơn điện tử | Thông tin người mua, hàng hóa dịch vụ, số tiền | Khi bạn phát hành hóa đơn |
| Cổng đối soát | Không gửi dữ liệu khách hàng sang, chỉ nhận thông báo về | Luôn ở chiều nhận |
| Dịch vụ AI | Dữ liệu cần thiết để trả lời câu hỏi của bạn | Chỉ khi bạn bật tính năng AI |
| Nhà cung cấp hạ tầng máy chủ | Dữ liệu được lưu trữ dưới dạng mã hóa | Luôn, để vận hành hệ thống |
| Cơ quan nhà nước có thẩm quyền | Theo phạm vi yêu cầu | Khi có yêu cầu hợp pháp bằng văn bản |
Các đối tác trên chỉ nhận phần dữ liệu tối thiểu cần thiết và phải tuân thủ nghĩa vụ bảo mật.
Tính năng AI và việc chuyển dữ liệu ra nước ngoài
ThuBill cho phép bạn kết nối với Claude hoặc ChatGPT để hỏi đáp về dữ liệu của mình bằng tiếng Việt. Vài điểm bạn cần biết trước khi bật:
- Tính năng này mặc định không bật. Bạn phải chủ động kích hoạt.
- Khi bật, nội dung câu hỏi và phần dữ liệu liên quan sẽ được gửi tới máy chủ của nhà cung cấp AI, đặt ở nước ngoài.
- AI chỉ có quyền đọc dữ liệu, không thể tạo, sửa hay xóa bất cứ thứ gì trong workspace.
- Bạn có thể tắt bất cứ lúc nào. Sau khi tắt, không còn dữ liệu nào được gửi đi nữa.
Nếu dữ liệu của bạn có chứa dữ liệu cá nhân của khách hàng, bạn cần cân nhắc nghĩa vụ pháp lý của mình trước khi bật tính năng này.
Dữ liệu được lưu bao lâu
| Loại dữ liệu | Thời gian lưu |
|---|---|
| Dữ liệu nghiệp vụ trong workspace đang hoạt động | Trong suốt thời gian bạn sử dụng dịch vụ |
| Workspace hết hạn, chưa gia hạn | Chuyển chế độ chỉ xem, dữ liệu vẫn được giữ |
| Sau khi bạn yêu cầu xóa workspace | Có thời gian bảo lưu để tránh xóa nhầm, sau đó xóa vĩnh viễn |
| Nhật ký hoạt động và nhật ký kỹ thuật | Lưu trong thời gian cần thiết cho việc bảo mật và xử lý sự cố |
| Chứng từ kế toán của chính chúng tôi | Theo thời hạn pháp luật về kế toán quy định |
Quyền của bạn với dữ liệu cá nhân
Bạn có các quyền sau, và chúng tôi hỗ trợ bạn thực hiện:
- Được biết dữ liệu nào về bạn đang được xử lý.
- Truy cập và xuất dữ liệu của mình.
- Chỉnh sửa thông tin không chính xác.
- Yêu cầu xóa dữ liệu, trong phạm vi pháp luật cho phép.
- Rút lại sự đồng ý đã cấp trước đó.
- Phản đối hoặc hạn chế một số hoạt động xử lý.
- Khiếu nại tới chúng tôi hoặc tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Để thực hiện, bạn gửi yêu cầu tới hotro@thubill.com. Chúng tôi sẽ xác minh danh tính và phản hồi trong thời hạn pháp luật quy định.
Nếu bạn là khách hàng của một doanh nghiệp đang dùng ThuBill và muốn thực hiện quyền với dữ liệu của mình, vui lòng liên hệ trực tiếp doanh nghiệp đó, vì họ là bên kiểm soát dữ liệu. Chúng tôi sẽ phối hợp khi được họ yêu cầu.
Chúng tôi bảo vệ dữ liệu thế nào
- Toàn bộ kết nối tới ThuBill được mã hóa.
- Mật khẩu được lưu dưới dạng băm một chiều, nhân sự của chúng tôi không đọc được.
- Phân quyền theo vai trò, mỗi thành viên chỉ thấy phần việc của mình.
- Ghi nhật ký hoạt động để truy vết khi cần.
- Sao lưu định kỳ, chi tiết xem tại cam kết dịch vụ.
- Giới hạn số nhân sự được tiếp cận dữ liệu khách hàng, chỉ khi cần hỗ trợ và có sự đồng ý của bạn.
Không hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Nếu xảy ra sự cố ảnh hưởng tới dữ liệu của bạn, chúng tôi sẽ thông báo và phối hợp xử lý theo quy định pháp luật.
Cookie
Website có sử dụng cookie để ghi nhớ phiên đăng nhập và một vài tùy chọn hiển thị. Chi tiết xem tại chính sách cookie.
Trẻ em
ThuBill là dịch vụ dành cho tổ chức và cá nhân kinh doanh. Chúng tôi không hướng tới và không chủ động thu thập dữ liệu của người dưới 16 tuổi.
Thay đổi chính sách
Khi chính sách này được cập nhật, chúng tôi sẽ đổi ngày ở đầu trang. Với thay đổi ảnh hưởng đáng kể tới quyền của bạn, chúng tôi sẽ thông báo qua email hoặc trong ứng dụng trước khi áp dụng.
Liên hệ về dữ liệu cá nhân
Công ty TNHH VUTA Việt Nam
Địa chỉ: 134 Nguyễn Khánh Toàn, Bắc Nha Trang, Khánh Hòa
Mã số thuế: 4201 926 542
Điện thoại: 0796.889.883
Email: contact@thubill.com
