Tóm tắt nhanh
- ThuBill không thay thế phần mềm hóa đơn của bạn. Hóa đơn vẫn được phát hành trên MISA meInvoice, Viettel S-Invoice hoặc Mắt Bão theo đúng quy định.
- Bạn chọn xuất hóa đơn thủ công có kiểm soát hoặc tự động khi bill đã thanh toán đủ.
- Thông tin người mua được tra từ mã số thuế, hạn chế gõ sai tên và địa chỉ công ty.
Vì sao xuất hóa đơn điện tử hay bị sai sót?
Quy trình quen thuộc ở nhiều doanh nghiệp nhỏ là: nhận tiền xong, mở phần mềm hóa đơn, gõ lại tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, nội dung hàng hóa rồi mới phát hành. Mỗi lần gõ lại là một cơ hội sai:
- Sai hoặc thiếu mã số thuế người mua, dẫn tới hóa đơn bị từ chối hoặc phải điều chỉnh.
- Lệch số tiền giữa bill đã thu và hóa đơn đã phát hành.
- Quên xuất hóa đơn cho khách đã thanh toán, đến cuối kỳ mới phát hiện.
Luồng xuất hóa đơn khi dùng ThuBill
- Tạo báo giá hoặc bill. Nhập mã số thuế, ThuBill tra thông tin công ty và tự điền vào thông tin người mua.
- Khách thanh toán qua VietQR. Tiền về, bill tự chuyển sang trạng thái đã thanh toán.
- Tạo hóa đơn từ bill. Dữ liệu người mua, hàng hóa và số tiền được lấy thẳng từ bill, không nhập lại.
- Phát hành trên phần mềm hóa đơn của bạn. Hóa đơn được ký số và gửi cho khách theo cách bạn đã cấu hình tại nhà cung cấp.
Chuẩn bị trước khi kết nối
- Tài khoản đang hoạt động trên một trong các nhà cung cấp: MISA meInvoice, Viettel S-Invoice, Mắt Bão.
- Mẫu số, ký hiệu hóa đơn đã được đăng ký và cho phép sử dụng.
- Chữ ký số (USB Token, HSM hoặc ứng dụng di động) theo cách nhà cung cấp quy định.
- Thông tin đăng nhập hoặc khóa tích hợp do nhà cung cấp cấp cho tài khoản của bạn.
Các bước thiết lập
Bước 1: Khai báo nhà cung cấp hóa đơn
Trong ThuBill, vào phần cấu hình hóa đơn điện tử, chọn nhà cung cấp và nhập thông tin kết nối. Hệ thống kiểm tra kết nối ngay khi bạn lưu.
Bước 2: Chọn mẫu số, ký hiệu mặc định
Chọn mẫu số và ký hiệu hóa đơn sẽ dùng cho từng loại bill. Bạn có thể đổi lại khi phát hành từng hóa đơn nếu cần.
Bước 3: Chọn chế độ xuất hóa đơn
| Chế độ | Phù hợp khi |
| Thủ công có kiểm soát | Doanh nghiệp muốn kế toán xem lại từng hóa đơn trước khi phát hành. |
| Tự động khi bill đã thanh toán đủ | Khối lượng giao dịch lớn, thông tin khách hàng đã chuẩn. |
Ở chế độ tự động, ThuBill chỉ xuất khi bill đã khớp đủ tiền. Bill thanh toán thiếu hoặc còn chờ xử lý sẽ không bị xuất nhầm.
Bước 4: Chạy thử một hóa đơn
Tạo một bill thử với khách nội bộ, thanh toán, rồi kiểm tra hóa đơn trên hệ thống của nhà cung cấp. Khi mọi thứ khớp, bạn mới bật chế độ tự động.
Những lưu ý để tránh sai lệch hóa đơn VAT
- Luôn kiểm tra lại mã số thuế người mua trước khi chốt bill, nhất là với khách mới.
- Nội dung hàng hóa trên bill nên rõ ràng, thống nhất với cách bạn hạch toán.
- Khi khách thanh toán theo nhiều đợt (đặt cọc, tất toán), hãy thống nhất trước thời điểm xuất hóa đơn với kế toán.
- Hóa đơn đã phát hành cần điều chỉnh thì làm trực tiếp trên phần mềm hóa đơn theo quy định, không xóa dữ liệu bill trong ThuBill.
Hỏi đáp
Tôi chưa có phần mềm hóa đơn điện tử thì sao?
Bạn vẫn dùng ThuBill để báo giá, thu tiền qua VietQR và ghi nhận số hóa đơn xuất thủ công. Khi có tài khoản hóa đơn, bạn kết nối sau mà không mất dữ liệu cũ.
ThuBill có lưu chữ ký số của tôi không?
Việc ký số do nhà cung cấp hóa đơn đảm nhiệm theo cách bạn đã cấu hình với họ.
Muốn thử ngay? Đăng ký dùng thử ThuBill 14 ngày, không cần thẻ thanh toán. Cần hỗ trợ cài đặt, bạn gọi hotline kỹ thuật 0796.889.883.
