Tóm tắt nhanh
- Doanh nghiệp dịch vụ nên chia bill thành các đợt: cọc, tiến độ, tất toán, mỗi đợt có hạn riêng.
- Khoản thu cố định hằng tháng nên dùng bill định kỳ để không phải tạo tay mỗi kỳ.
- Nhắc hạn tự động giúp dòng tiền ổn định mà không cần nhân viên đi đòi.
Vì sao agency và dịch vụ thuê bao dễ “đứt” dòng tiền?
Doanh nghiệp làm dịch vụ thường ứng nguồn lực trước (nhân sự, chi phí chạy quảng cáo, hạ tầng) rồi mới thu tiền. Nếu khoản cọc đầu dự án không rõ ràng, hoặc khoản phí tháng bị quên, công ty vẫn phải trả lương và chi phí đều đặn trong khi tiền vào chậm. Hai bài toán cần giải là: thu cọc đúng lúc và thu định kỳ không sót.
Phần 1: Tách cọc cho dự án
Chia đợt theo mốc công việc
Một cách chia phổ biến cho dự án thiết kế, website hoặc chiến dịch quảng cáo:
| Đợt | Thời điểm | Mục đích |
| Đặt cọc | Khi ký hợp đồng | Xác nhận cam kết, bù chi phí khởi động. |
| Tiến độ | Khi bàn giao giai đoạn | Giữ dòng tiền theo khối lượng công việc. |
| Tất toán | Khi nghiệm thu | Hoàn tất phần còn lại. |
Tỷ lệ cụ thể phụ thuộc loại dịch vụ và thỏa thuận với khách, ThuBill cho phép bạn tự đặt số tiền hoặc phần trăm mỗi đợt.
Cách thiết lập trong ThuBill
- Từ báo giá được khách chấp nhận, bật tùy chọn tách cọc.
- Nhập số tiền hoặc phần trăm cọc, hạn thanh toán cọc, hạn tất toán phần còn lại.
- ThuBill tạo bill kèm VietQR riêng cho từng đợt, đúng số tiền và nội dung chuyển khoản.
- Khi tiền về, bill tương ứng tự khớp và chuyển trạng thái.
Phần 2: Thu tiền định kỳ hằng tháng
Với dịch vụ thuê bao như bảo trì website, quản trị fanpage, hosting, kế toán thuê ngoài, phí tháng lặp lại giống nhau. Thay vì tạo bill tay mỗi tháng, hãy dùng bill định kỳ:
- Chọn chu kỳ (hằng tháng, theo quý hoặc theo năm) và ngày phát sinh bill.
- Hệ thống tự tạo bill kèm VietQR và gửi cho khách theo kênh bạn chọn.
- Mục “Cần chú ý” báo khi hợp đồng định kỳ tháng này chưa phát sinh bill để bạn không bỏ sót.
Nhắc hạn tự động qua Zalo và email
Khách thường quên vì không có lời nhắc đúng lúc chứ không phải không muốn trả. Hãy đặt lịch nhắc cho từng đợt: trước hạn vài ngày, đúng hạn và sau hạn. Nội dung nhắc nên ngắn, có số tiền, hạn và mã VietQR để khách thanh toán ngay.
Kinh nghiệm vận hành
- Ghi rõ điều khoản cọc và hạn thanh toán ngay trong báo giá và hợp đồng, để khách đồng ý từ đầu.
- Đừng bắt đầu giai đoạn tiếp theo khi đợt trước chưa được thanh toán, nếu điều đó đã nằm trong hợp đồng.
- Cuối tháng, xem báo cáo tuổi nợ để biết khách nào hay trả chậm và điều chỉnh điều khoản cho phù hợp.
- Với khách thuê bao lâu năm, nên giữ giọng điệu thân thiện và để hệ thống nhắc thay vì nhắc cá nhân.
Hỏi đáp
Khách trả thiếu hoặc trả gộp nhiều đợt thì xử lý thế nào?
Giao dịch lệch số tiền được đưa vào mục “Chờ xử lý”. Kế toán chọn bill phù hợp để gạch nợ, phần còn lại được ghi nhận rõ ràng.
Có xuất hóa đơn cho từng đợt được không?
Có. Thời điểm xuất hóa đơn theo từng đợt hay một lần khi tất toán nên được thống nhất trước với kế toán của bạn.
Muốn thử ngay? Đăng ký dùng thử ThuBill 14 ngày, không cần thẻ thanh toán. Cần hỗ trợ cài đặt, bạn gọi hotline kỹ thuật 0796.889.883.
